Редакторы электронных таблиц и упрощение финансовых отчетов

Редакторы электронных таблиц часто применяются для формирования финансовых отчетов, особенно — управленческих. В них содержится информация, на основе которой руководители принимают все главные решения. Поэтому отчет не просто должен быть составлен без ошибок — это само собой разумеется. Он должен быть понятен и нагляден.

Даем несколько советов, которые помогут этого добиться. Мы используем редактор электронных таблиц, входящий в состав пакета Р7 Офис, но принципы, по большому счету, универсальные.

Используйте сводные таблицы. Не самый известный и популярный среди пользователей инструмент. Хотя переоценить пользу сводных таблиц достаточно трудно. Они помогают превратить объемные, сложные для восприятия и сумбурные отчеты в лаконичные и понятные таблицы. У нас, например, есть несколько филиалов, которые продают разные услуги в разных регионах. Если взять их отчетность о продажах по месяцам, то она будет сформирована:

• в разрезе конкретных продуктов;
• с указанием клиентов;
• с делением по регионам.

Все это, конечно, полезная информация. Но для принятия управленческих решений такие данные часто нуждаются в обобщении. Полезно будет получить объем продаж по конкретной услуге. Или по филиалу. Или по клиенту (либо отрасли). Посчитать эти показатели вручную можно, но это будет долго, сложно и чревато ошибками. А сводные таблицы позволяют поиграть данными буквально в несколько кликов.

Сводная таблица формируется на основе данных из исходной. При ее создании можно указать, какие конкретно поля нужно «втянуть» (например, в нашем случае это могут быть услуги и их продажи). По умолчанию данные суммируются, то есть, приказав редактору разместить в столбцах названия услуг, в строках вы получите объем продаж каждой из них по каждому филиалу за отчетный период. Выскажете другие пожелания — получите общий объем продаж каждого из филиалов и т. д. Редактировать сводную таблицу можно как угодно — исходные данные от этого не изменятся. А вот если внести изменения в них, то сводная таблица поменяется соответствующим образом.

В Р7 Офис есть возможность делать сводные таблицы более удобными для восприятия: выделять заголовки строк и столбов и чередовать цвет фона четных и нечетных строк и столбцов. Стиль оформления можно выбрать оригинальный или воспользоваться одним из шаблонов, которые предлагает редактор.

Визуализируйте данные. Исследований, которые подтверждают, что графика упрощает восприятие информации, множество. У этого явления даже есть свое название — эффект превосходства изображения. Вряд ли я скажу что-то новое, если посоветую при формировании отчетов активнее использовать диаграммы. Благо, современные редакторы электронных таблиц позволяют делать это без особых сложностей. По большому счету, главное — выбрать нужный формат инфографики. Р7 Офис предлагает такие варианты:

• Линейный график. Думаю, понятно, что лучше всего он подходит для иллюстрации динамики конкретного показателя. Для большей наглядности можно свести в одной диаграмме несколько графиков. Например, если выбрать в качестве показателя продажи в течение года в разрезе конкретных продуктов, можно бегло оценить не только спрос на каждый из них по сезонам, но и то, какие услуги приносили компании больше выручки. Только не злоупотребляйте — если таких графиков будет больше 4-5, они могут начать восприниматься как визуальный мусор;
• Столбчатая диаграмма, она же — гистограмма. Мы обычно применяем их для демонстрации какого-то результата деятельности за определенный период времени. Например, отображаем столбцами разной высоты продажи филиалов за год. Кстати, каждый столбец можно разбить на разноцветные участки, например, пропорционально продажам конкретной услуги;
• Круговая диаграмма. Тут все просто: берем продажи за год, изображаем в виде круга и делим его на секторы разных цветов, каждый из которых соответствует конкретному продукту. Размер сектора зависит от величины выручки от продаж услуги. Небольшой совет: сделайте такую же диаграмму, обозначив продукты теми же цветами, не только для продаж, но и для прибыли. Может оказаться, что распределение цветов на ней будет совсем другим. И тогда стоит задуматься, не направляет ли компания лишние ресурсы на продажи не самых рентабельных продуктов;
• Линейчатая диаграмма. Ломаная линия, соединяющая точки, соответствующие дискретным значениям показателя в разные моменты времени — продажам по годам или месяцам и т. п. Назначение, по большому счету, то же, что у графика. Может быть с областями — в этом случае пространство под линией заливается цветом. Эта возможность используется, в основном, когда на диаграмме сводятся несколько показателей. Закрашивание областей помогает не только сравнить их, но и оценить вклад каждого в общий результат.
• Точечная диаграмма. Удобна для демонстрации данных двумерных таблиц (например, продажи конкретной услуги, в конкретный месяц по годам). Каждый показатель становится координатой. Помогает находить сходства в данных — обнаружить их можно по скоплению точек на диаграмме — и благодаря этому выявлять те или иные тенденции;
• Биржевая (блочная или ящичная) диаграмма. Может использоваться отнюдь не только для биржевой аналитики. В принципе, она предназначена для отображения интервала, в котором менялся конкретный показатель в определенный период времени, а также прогнозы его колебаний и другие вероятностные показатели.

Для формирования диаграммы в Р7 Офис нужно кликнуть вкладку «Вставка», выбрать тип диаграммы, а затем — ее стиль (графики, гистограммы, круговые и линейчатые диаграммы можно сделать трехмерными) и, наконец, указать диапазон данных, который вы хотите визуализировать. Вуаля! Дальше при желании можно увеличивать или уменьшать рисунок, но это делается уж совсем просто — его растягиванием или сжатием за края.

Именуйте диапазоны. В продолжение темы диаграмм. В Р7 Офис конкретный диапазон значений можно назвать, как вам удобно. То есть, будет не интервал B2:B146, а «Продажи_Калуги_2020». Не нужно каждый раз сверяться с таблицей, чтобы использовать нужные данные — по названию их можно сразу «загонять» в редактор диаграмм, в формулы и т. д.

Работайте над документами вместе с коллегами. Для нас было важно обеспечить сотрудникам разных подразделений одновременный доступ к электронным таблицам. Сами понимаете, удаленка, да и географическая структура у нас непростая.

Большинство возможностей совместной работы доступны только в онлайн-версии Р7 Офис. (Отмечу, что десктопная версия легко превращается в нее — достаточно выбрать пункт меню «Совместная работа» и подключиться к системе со своим логином и паролем). После этого таблицу могут редактировать несколько сотрудников в «строгом» или «быстром» режиме. Режимы отличаются тем, как выделены редактируемые ячейки. В первом случае они помечаются пунктирными линиями разных цветов, а имя пользователя, который редактирует данные, высвечивается при наведении курсора на соответствующую ячейку. В «быстром» режиме имена демонстрируются непосредственно в процессе редактирования, примерно как в «гуглодоках».

Также в онлайн-версии доступен чат для участников совместной работы. Открыть его можно в соответствующей вкладке. Здесь есть одна тонкость — сообщения, отправленные во время сессии совместного редактирования таблицы, хранятся только до ее завершения. Поэтому для важных замечаний мы используем комментарии. Эта функция доступна и в офлайн-версии пакета. Ячейки с нерешенными комментариями редактор выделяет цветом. По клику на них можно открыть и просмотреть комментарии, дать свой ответ, отметить проблему как решенную. Кроме того, если пользователь хочет привлечь к своему вопросу персональное внимание кого-то из коллег, он может упомянуть его в комментарии лично. Извещение об этом адресат получит в чате.